bon ben voilà avec vos éclaircissements
je vois que j’ai loupé une écriture pour ma caisse
donc je vais remettre mes espèces comme elles étaient avant
et créer un compte supplémentaire pour visualiser les virements entre caisse et banque
l’épicerie solidaire fonctionne comme une vraie épicerie marchande si ce n’est
qu’elle est associative et que le prix des marchandises achetées est divisé par 5 à
l’aide des subventions
et nous tenons à jour sur un tableur libreoffice calc (les machines sont sous kubuntu)
toutes les transactions d’espèces qui se font dans le magasin et aussi les entrées et
sorties d’argent
avec le détail de la monnaie ce qui nous permet de vérifier les erreurs éventuelles de
caisse (sauf l'échange de monnaie pourtant effective un temps mais trop fastidieux
à tenir et n’apportait finalement rien aux résultats)
et un comptage en fin de mois des caisses qui doit correspondre aux transactions inscrites
plus les fonds de caisses.
De ce coté là on est très clean et on a un en plus un serveur dédié aux épiceries
qui enregistre les transactions de la caisse enregistreuse et des marchandises,
merçi de vos retour si rapide et clair
Bonjour Eric,
Le 22/05/2020 à 10:03, eric63 a écrit :
> bon ben voilà avec vos éclaircissements
> je vois que j’ai loupé une écriture pour ma caisse
> donc je vais remettre mes espèces comme elles étaient avant
> et créer un compte supplémentaire pour visualiser les virements entre caisse et
banque
Je ne comprends pas quel compte, peux-tu en dire un peu plus ?
>
> l’épicerie solidaire fonctionne comme une vraie épicerie marchande si ce
n’est qu’elle est associative et que le prix des marchandises achetées est divisé
par 5 à l’aide des subventions
Très intéressant et utile en ce moment !
> et nous tenons à jour sur un tableur libreoffice calc (les machines sont sous
kubuntu) toutes les transactions d’espèces qui se font dans le magasin et aussi les
entrées et sorties d’argent
> avec le détail de la monnaie ce qui nous permet de vérifier les erreurs
éventuelles de caisse (sauf l'échange de monnaie pourtant effective un temps mais
trop fastidieux à tenir et n’apportait finalement rien aux résultats)
> et un comptage en fin de mois des caisses qui doit correspondre aux transactions
inscrites plus les fonds de caisses.
> De ce coté là on est très clean et on a un en plus un serveur dédié aux
épiceries qui enregistre les transactions de la caisse enregistreuse et des
marchandises,
Parfait du moment que personne ne peut trafiquer la machine (ou du moins
un minimum de gens). Petite astuce : une méthode type "4 yeux" (= un
acteur et un valideur) est toujours une sécurité supplémentaire, par
exemple sur les actions qui touchent les bases de données, car elle
réduit les risques d'erreur et de fraude (c'est dangereux de faire
confiance à un complice).
>
> merçi de vos retour si rapide et clair
Content que tu apprécies l'un des gros avantages de Garradin : sa
communauté.
Bon après midi.
>
de ce que j’ai compris
à l’origine
1 nous vendons des marchandises, nous recevons un montant de ces marchandises en espèces
dans la «caisse»
nous avons aussi des sommes inscrites en cotisations bénéficaires anonymes et
fractionnées (1€ par mois par bénéficaires) codes 756 qui sont intégré dans la
caisse coffre puis séparées en fin de mois pour dépôt conjoint avec les ventes
et on dépose en plus de temps à autre des sommes issues d‘une autre assoc dont les
comptes sont intégrés au notre mais dissociés lors du dépot conjoint pour une
visibilité à part entière.
2 puis quand les sommes nous paraissent assez importantes nous déposons une partie de ces
sommes sur le compte courant
transcrit au travers des codes comptables on a:
1 des sommes encaissée dans la caisse avec un type de paiement en espèces qui impose le
code comptable créditeur 530 et j’ai créé une catégorie ventes de marchandises code
comptable débiteur 707
les cotisations sont passées en code comptables 760
et les ventes exceptionnelles de l’autre association (qui n’a pas de status propre
c’est plus une antenne de l’épicerie qui fait de la revente d’habit) sont en codes
7780
2 on reverse une certaine somme d’argent de la caisse 530 vers le compte courant 512A
toujours avec le type de paiement en espèces ventes de marchandises code comptable
débiteur 707
Quand je fais comme ça il n‘est pas possible à partir du compte courant 512A de
rapprocher les sommes du code 530 qui sont en fait dans le journal de caisse
et hormis deux comptes adossés au compte courant qui sont les seul comptes à pouvoir
être rapprochés il n’y aucun autre onglet ou on puisse rapprocher des opérations
avec vos conseils
je me suis dit qu’il ne fallait pas que le type de paiement soit inscrit en espèces (et
après essais) mais en virement
ce qui enlève l’opération du journal de caisse en 530 et la passe sur le compte
courant 512A
Donc là toutes les opérations de dépots d'espèces sont accessibles sur du compte
courant 512A
je me dis là qu’il me manque un compte intermédiaire «compte coffre» pour refléter
ce qui se passe vraiment et me débarrasser du problème lié au compte de caisse 530
ventes de marchandises 707 ---> caisse espèces 530
caisse 530 ---> coffre espèces 5xx
coffre 5xx ---> compte courant espèces 512A
malus: ça fait une transaction de plus ce qui multiplie les opérations à inscrire et il
y a un peu de doublon avec mon tableur calc qui lui liste toutes les opérations
monétaires.
bonus: on voit ce qui est vraiment fait et ça fait apparaitre un coffre 5xx qui existe
vraiment
comme il a été dit avant la caisse c’est la caisse elle est forcément juste
et j’ai un tableur qui reflète exactement l’état des entrées sorties d’espèces
et l’ètat des caisses du coffre.
J’hésite encore a créer ce compte coffre
puisque j’ai juste au final dans le journal de caisse à présenter un état initial de
début d’année et de fin d‘année
la différence étant partie dans le compte courant.
J’espère que mes explications sont assez claires
parce que j’avoue que beaucoup de choses sont assez nouvelles pour moi dont la double
ligne de compte qui n’est pas spécialement intuitive partout
notamment dans le système de chèque à encaisser ou je suis obligé de refaire un
virement interne du chèque en sens inverse (et je me goure 3 fois sur 4)
il n’y aurait pas moyen de garder en mémoire l’histoire au moins pour les chèques à
encaisser puisque par essence ils ne sont jamais encaissé à l’établissement du
chèque
que le chèque non encaissé garde sa case coché même dans l’onglet chèque à
encaisser et que l’on puisse décocher la case qui le ferait basculer dans la bonne
catégorie lorsque le chèque est réellement encaissé en banque
ce serait tellement plus intuitif et simple surtout qu’il faut parfois attendre
plusieurs mois pour l’encaissement et que noyer entre les non encaissés et les
virements internes une fois encaisés ça peut devenir une recherche laborieuse.
Le vendredi 22 mai 2020, 13:39:48 CEST centrO (Association Choeur des Centraux) a
écrit :
>
> Bonjour Eric,
>
> Le 22/05/2020 à 10:03, eric63 a écrit :
> > bon ben voilà avec vos éclaircissements
> > je vois que j’ai loupé une écriture pour ma caisse
> > donc je vais remettre mes espèces comme elles étaient avant
> > et créer un compte supplémentaire pour visualiser les virements entre
caisse et banque
> Je ne comprends pas quel compte, peux-tu en dire un peu plus ?
> >
> > l’épicerie solidaire fonctionne comme une vraie épicerie marchande si ce
n’est qu’elle est associative et que le prix des marchandises achetées est divisé
par 5 à l’aide des subventions
> Très intéressant et utile en ce moment !
> > et nous tenons à jour sur un tableur libreoffice calc (les machines sont
sous kubuntu) toutes les transactions d’espèces qui se font dans le magasin et aussi
les entrées et sorties d’argent
> > avec le détail de la monnaie ce qui nous permet de vérifier les erreurs
éventuelles de caisse (sauf l'échange de monnaie pourtant effective un temps mais
trop fastidieux à tenir et n’apportait finalement rien aux résultats)
> > et un comptage en fin de mois des caisses qui doit correspondre aux
transactions inscrites plus les fonds de caisses.
> > De ce coté là on est très clean et on a un en plus un serveur dédié aux
épiceries qui enregistre les transactions de la caisse enregistreuse et des
marchandises,
> Parfait du moment que personne ne peut trafiquer la machine (ou du moins
> un minimum de gens). Petite astuce : une méthode type "4 yeux" (= un
> acteur et un valideur) est toujours une sécurité supplémentaire, par
> exemple sur les actions qui touchent les bases de données, car elle
> réduit les risques d'erreur et de fraude (c'est dangereux de faire
> confiance à un complice).
> >
> > merçi de vos retour si rapide et clair
>
> Content que tu apprécies l'un des gros avantages de Garradin : sa
> communauté.
>
> Bon après midi.
>
> >
>
>
Bonjour Eric, je coupe le sujet en deux. Parlons des chèques à encaisser
ici :
On 23/05/2020 00:46, eric63 wrote:
> j’avoue que beaucoup de choses sont assez nouvelles pour moi dont la double
ligne de compte qui n’est pas spécialement intuitive partout
On est tous passés par là. Regarde "compta-facile" c'est bien (NB : je
certifie n'avoir aucun intérêt personnel à ce site, mais il m'a beaucoup
aidé).
>
> notamment dans le système de chèque à encaisser ou je suis obligé de refaire
un virement interne du chèque en sens inverse (et je me goure 3 fois sur 4)
As-tu remarqué que, en recette, tu pouvais modifier l'écriture et
changer le compte, pour remplacer la banque par "chèque à encaisser"
(dans Garradin c'est un compte bancaire un peu particulier. Inhabituel
mais efficace) ? Ce compte n'apparaît pas à la saisie mais il apparaît à
la modification.
As-tu aussi remarqué qu'en jouant sur les autorisations tu pouvais
donner à des utilisateurs catégorisés "experts" plus de droits sur ta
compta, pour modifier voire détruire des opérations (à utiliser avec
précaution bien sûr ! car ça peut mener à des bricolages comptables
interdits).
> il n’y aurait pas moyen de garder en mémoire l’histoire au moins pour les
chèques à encaisser puisque par essence ils ne sont jamais encaissé à
l’établissement du chèque
C'est vrai que la case pourrait être cochée par défaut, ou le défaut
être paramétrable... mais c'est une habitude à prendre. Cf ci-dessus :
on peut retoucher l'écriture et changer la banque. Cf ci-dessous : la
case "à encaisser" ne me sert jamais en dépense, seulement en recette.
> que le chèque non encaissé garde sa case coché même dans l’onglet chèque à
encaisser et que l’on puisse décocher la case qui le ferait basculer dans la bonne
catégorie lorsque le chèque est réellement encaissé en banque
En recette on passe généralement en banque le montant total du bordereau
de remise de chèques. C'est ce montant qui apparaît sur le relevé de
comptes (en général), ainsi on peut s'y retrouver en comparant son
relevé de comptes et son compte "Banque". Ca se fait en faisant un
"virement interne" de "chèques à encaisser" vers "banque".
En dépense on passe le chèque directement sur le compte bancaire, et on
le "coche" comme rapproché quand il a été touché. Je n'utilise jamais
le
flag "à encaisser" en dépense. Ceci à cause de la règle prudentielle :
on constate la dépense quand elle est émise, et la recette quand elle
est encaissée. Pour annuler un chèque émis il faut attendre un an et une
semaine, puis la passer en produits exceptionnels.
Un chèque émis c'est une créance réglée, il ne figure pas outre mesure
dans les comptes, seulement dans les états de rapprochement bancaire.
> ce serait tellement plus intuitif et simple surtout qu’il faut parfois attendre
plusieurs mois pour l’encaissement et que noyer entre les non encaissés et les
virements internes une fois encaisés ça peut devenir une recherche laborieuse.
Oui, bénéficier du rapprochement sur les chèques à encaisser en recette
serait un vrai plus, surtout si, comme je le disais, Garradin voit ce
compte comme une banque un peu particulière.
En dépense, cf mon commentaire ci-dessus.
A noter que tu peux passer des tickets de demande de changement - dûment
décrits bien sûr - sur :
https://fossil.kd2.org/garradin/tktnew.
Mais le développement est totalement bénévole (c'est surtout BohwaZ)
donc sauf à mobiliser des ressources de ton côté ça peut prendre du temps.
Jean-Pierre.
Bonjour Eric,
Je change l'ordre de tes commentaires.
Je ne te cache pas que ton utilisation me semble pousser Garradin dans
ses derniers retranchements !
Jean-Pierre.
On 23/05/2020 00:46, eric63 wrote:
> comme il a été dit avant la caisse c’est la caisse elle est forcément
juste
Ca c'est dit et c'est bon.
> 1 nous vendons des marchandises, nous recevons un montant de ces marchandises en
espèces dans la «caisse»
OK, donc DT la caisse 530 et CT les comptes 707 de ventes de marchandises.
> nous avons aussi des sommes inscrites en cotisations bénéficaires anonymes et
fractionnées (1€ par mois par bénéficaires) codes 756 qui sont intégré dans la
caisse coffre puis séparées en fin de mois pour dépôt conjoint avec les ventes
> et on dépose en plus de temps à autre des sommes issues d‘une autre assoc dont
les comptes sont intégrés au notre mais dissociés lors du dépot conjoint pour une
visibilité à part entière.
Donc tu as des sortes de "sous-associations" dans ta caisse ? As-tu
envisagé d'utiliser la notion de projet, qui te permet d'avoir des
sous-comptabilités ?
> 2 puis quand les sommes nous paraissent assez importantes nous déposons une
partie de ces sommes sur le compte courant
Idéalement faire des dépôts séparés, pour qu'apparaissent sur le relevé
bancaire les dépôts de chaque nature, et pour pouvoir les catégoriser
par projets.
> transcrit au travers des codes comptables on a:
> 1 des sommes encaissée dans la caisse avec un type de paiement en espèces qui
impose le code comptable créditeur 530 et j’ai créé une catégorie ventes de
marchandises code comptable débiteur 707
> les cotisations sont passées en code comptables 760
> et les ventes exceptionnelles de l’autre association (qui n’a pas de status
propre c’est plus une antenne de l’épicerie qui fait de la revente d’habit) sont en
codes 7780
OK, cf mes commentaires ci-dessus. J'aurais plutôt fait des comptes
70710 et 70720 pour "Nourriture" et "Vêtements" mais c'est toi
qui juges
du caractère exceptionnel ou non des revenus.
> 2 on reverse une certaine somme d’argent de la caisse 530 vers le compte courant
512A toujours avec le type de paiement en espèces ventes de marchandises code comptable
débiteur 707
Comprends pas cette opération, là il y a trois comptes ça ne peut pas
marcher.
> Quand je fais comme ça il n‘est pas possible à partir du compte courant 512A
de rapprocher les sommes du code 530 qui sont en fait dans le journal de caisse
Oui puisqu'on ne peut pas rapprocher la caisse, par construction.
> et hormis deux comptes adossés au compte courant qui sont les seul comptes à
pouvoir être rapprochés il n’y aucun autre onglet ou on puisse rapprocher des
opérations
>
> avec vos conseils
> je me suis dit qu’il ne fallait pas que le type de paiement soit inscrit en
espèces (et après essais) mais en virement
> ce qui enlève l’opération du journal de caisse en 530 et la passe sur le
compte courant 512A
>
> Donc là toutes les opérations de dépots d'espèces sont accessibles sur
du compte courant 512A
Ce n'est pas approprié : à l'instant T le compte courant ne reflète pas
la réalité, l'argent n'y est pas. Si la caisse disparaît il faut tout
rétropédaler ! A la rigueur créer un faux compte courant appelé
"Caisse", et l'utiliser à la place de la caisse de Garradin, si ça ne
marche pas avec les projets. C'est ce que je fais avec HelloAsso, qui
n'est pas vraiment une banque.
>
> je me dis là qu’il me manque un compte intermédiaire «compte coffre» pour
refléter ce qui se passe vraiment et me débarrasser du problème lié au compte de
caisse 530
> ventes de marchandises 707 ---> caisse espèces 530
> caisse 530 ---> coffre espèces 5xx
> coffre 5xx ---> compte courant espèces 512A
Sinon 707--> 530 et 530-->512A, mais avec une catégorisation "projet"
qui va bien. Evidemment il faut penser à saisir le projet à chaque
opération de caisse, mais le "bilan" du projet te permet de voir comment
ça se passe (onglet "projet" de "exercices et projets"). Hélas
toujours
pas de rapprochement caisse, mais un découpage de tes opérations de
caisse. A condition encore une fois de faire des remises séparées entre
"Nourriture", "Cotisations" et "Vêtements".
>
> malus: ça fait une transaction de plus ce qui multiplie les opérations à
inscrire et il y a un peu de doublon avec mon tableur calc qui lui liste toutes les
opérations monétaires.
> bonus: on voit ce qui est vraiment fait et ça fait apparaitre un coffre 5xx qui
existe vraiment
>
>
> et j’ai un tableur qui reflète exactement l’état des entrées sorties
d’espèces et l’ètat des caisses du coffre.
> J’hésite encore a créer ce compte coffre
> puisque j’ai juste au final dans le journal de caisse à présenter un état
initial de début d’année et de fin d‘année
Pas seulement tu peux être inspecté par le fisc à tout moment.
> la différence étant partie dans le compte courant.
Là je me suis perdu dans tes explications, mais c'est peu important
(sauf pour toi). J'espère que mes suggestions t'ouvriront des portes. En
synthèse :
- soit utiliser les projets pour toutes les opérations de caisse, ce qui
donne des chiffres par sous-association et une addition qui tombe
forcément juste,
- soit des "faux comptes bancaires", qui sont en réalité les caisses
avec des fonctionnalités de rapprochement.
Soigne bien tes intitulés de comptes bancaires, car ils apparaissent
dans le bilan.
Bon courage.
>
je te réponds sur les caisses
le code 707 pour la vente de marchandises me semble adapté car j’ai des ventes
alimentaires,d’hygiène et de bazar.
>Donc tu as des sortes de "sous-associations" dans ta caisse ? As-tu
> envisagé d'utiliser la notion de projet, qui te permet d'avoir des
> sous-comptabilités ?
je ne connais pas cela je vais me pencher (sans tomber) dessus
> Idéalement faire des dépôts séparés, pour qu'apparaissent sur le relevé
> bancaire les dépôts de chaque nature, et pour pouvoir les catégoriser
> par projets.
ça c’est pas gagné notre trésorière ne procède pas ainsi pour les ventes et les
cotisations (ticket unique)
mais détache celui de la sous association parfois
pour des raisons de commodités pratique c’est plus facile de faire une opération que
deux ou trois !!!
> 70710 et 70720 pour "Nourriture" et "Vêtements" mais c'est
toi qui juges
> du caractère exceptionnel ou non des revenus.
70710 non car il y a des ventes non alimentaires
et 70720 oui pourquoi pas puisqu’il y a principalement des vêtements une fois par
semaine et aussi en période de noël des jouets mais deux fois par an (mars et décembre)
on va peut être garder dans l’état pour l’instant
> > 2 on reverse une certaine somme d’argent de la caisse 530 vers le compte
courant 512A toujours avec le type de paiement en espèces ventes de marchandises code
comptable débiteur 707
> Comprends pas cette opération, là il y a trois comptes ça ne peut pas
marcher.
là je me suis sans doute mal exprimé
l’argent de la caisse (enregistreuse) provenant des ventes (CT 707) 3 fois par semaine
et les cotisations mensuelles (CT 756) 3 fois par semaine
et les ventes de la sous association (CT 760) 1 à 2 fois par semaine
sont toutes rassemblés dans un coffre
puis reversées PARTIELLEMENT au compte courant (512A) sous un ticket unique ou pas
donc ce qui est rentré dans le coffre reflète l’intégralité des caisses
mais ce qui sort du coffre est une partie de ces caisses (pour des besoins de monnaie et
de divers transferts internes indispensables )
et va dans le compte courant souvent en une seule opération
à l’origine j’inscrivais ça en espèces mais comme je ne pouvais pas faire le
rapprochement de ces sommes dans aucun compte
je les ais modifiées en virement
mais tu dis que
> Ce n'est pas approprié : à l'instant T le compte courant ne reflète
pas
> la réalité, l'argent n'y est pas.
là je ne comprends pas trop
l’argent que je dépose en espèces à la banque y est bien
> Si la caisse disparaît il faut tout rétropédaler !
> A la rigueur créer un faux compte courant appelé
> "Caisse", et l'utiliser à la place de la caisse de Garradin, si
ça ne
> marche pas avec les projets. C'est ce que je fais avec HelloAsso, qui
> n'est pas vraiment une banque.
c’est ce que je mal disais
>>« je me dis là qu’il me manque un compte intermédiaire «compte coffre»
pour refléter ce qui se passe vraiment et me débarrasser du problème lié au compte de
caisse 530»
J’ai encore beaucoup à apprendre
je vais explorer toutes les possibilités que tu m’offres
l’histoire des projets mais il faut détailler encore plus les opérations (pour
l’année 2019 ça me parait compromis)
> A la rigueur créer un faux compte courant appelé
> "Caisse", et l'utiliser à la place de la caisse de Garradin, si
ça ne
> marche pas avec les projets
et des faux comptes rapprochables et le lien d’utilisation de la comptabilité
merci encore pour toutes ces informations très intéressantes et instructives
> On est tous passés par là. Regarde "compta-facile" c'est bien
je m’y jette demain
> As-tu remarqué que, en recette, tu pouvais modifier l'écriture et
> changer le compte, pour remplacer la banque par "chèque à encaisser"
> (dans Garradin c'est un compte bancaire un peu particulier. Inhabituel
> mais efficace) ? Ce compte n'apparaît pas à la saisie mais il apparaît à
> la modification.
heu oui mais on ne parle pas de la même façon de faire
quand je saisie une nouvelle opération de dépense (pour des remises de chèque en
recette je ne m’y suis pas penché)
je saisie dans l’onglet dépenses, la date, l’intitulé, le montant, le type de
paiement chèque et là apparaît si le chèque est en attente d’encaissement à cocher
une fois l’opération enregistrée on la retrouve dans les chèques à encaisser
mais il n’y a rien que je puisse modifier dans les comptes hormis la destination d’un
autre compte
et donc il faut en dépenses lorsque le chèque est affiché et reconnu par la banque
passer par une nouvelle opération de dépense (il faudrait plutôt faire une recette
finalement ?) qui sera du montant inverse et d’un virement interne du chèque à
encaisser vers le compte courant
C’est la compréhension que j’en ais
bon en rédigeant ce mail plus bas j’ai l’explication de ce qu’il faut bien faire
> As-tu aussi remarqué qu'en jouant sur les autorisations tu pouvais
> donner à des utilisateurs catégorisés "experts" plus de droits sur ta
> compta, pour modifier voire détruire des opérations (à utiliser avec
> précaution bien sûr ! car ça peut mener à des bricolages comptables
> interdits).
complètement oui
d’ailleurs je suis un des deux administrateurs du site et ma trésorière n’est pas
administrateur
>En recette on passe généralement en banque le montant total du bordereau
> de remise de chèques. C'est ce montant qui apparaît sur le relevé de
> comptes (en général), ainsi on peut s'y retrouver en comparant son
> relevé de comptes et son compte "Banque". Ca se fait en faisant un
> "virement interne" de "chèques à encaisser" vers
"banque".
ok je comprend ça
>
> En dépense on passe le chèque directement sur le compte bancaire, et on
> le "coche" comme rapproché quand il a été touché. Je n'utilise
jamais le
> flag "à encaisser" en dépense. Ceci à cause de la règle prudentielle
:
> on constate la dépense quand elle est émise, et la recette quand elle
> est encaissée. Pour annuler un chèque émis il faut attendre un an et une
> semaine, puis la passer en produits exceptionnels.
>
ha voilà c’est exactement ce que nous ne faisons pas
et comme j’ai découvert le rapprochement ces derniers jours je n’avais pas vraiment
de moyens de faire autrement
donc ok pour la dépense par chèque directement sans cocher la case «à encaisser»
et utiliser le rapprochement
>Mais le développement est totalement bénévole (c'est surtout BohwaZ)
> donc sauf à mobiliser des ressources de ton côté ça peut prendre du temps.
Travail immense que fait BohwaZ et je suis très conscient du taf et des heures que ça
peut prendre
donc je ne vais surtout pas faire de critiques, je pense que d’autres ont dû émettre
avant moi
attendre patiemment que les choses se débloquent ou pas.
En tout cas tu as allumé une lumière au fond de mon cerveau brumeux