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Bonjour à tous, 

Au cas où cela peut vous intéresser, ce message pour vous expliquer comment j'ai
procédé pour gérer des encaissements multiples (en attendant la prochaine version) et
des décaissements qui s'étalent sur plusieurs exercices. 

Encaissements : 
Mon asso a un peu moins de 300 adhérents et chaque année nous encaissons entre septembre
et décembre les cotisations qui se répartissent en 3 sous-cotisations : 
la cotisation à l'asso, la licence sportive, et , non obligatoire, l'abonnement
à la revue de la fédé. 

Côté "cotisations" je crée tous les ans 3 cotisations correspondant à ces 3
éléments avec enregistrement comptable des cotisations sur des comptes différents. En
effet, nous reversons ensuite les licences et abonnements à la fédé et il faut pouvoir
rapprocher facilement les entrées et sorties. 

La problématique est qu'un chèque d'adhésion peut représenter jusqu'à
5 cotisations (un couple paie 2 adhésions à l'asso, 2 licences et éventuellement
un abonnement) et qu'en septembre nous avons plus d'une centaine de chèques à
encaisser. 
Chaque "cotisation" est encaissée à partir de la fiche membre en indiquant le
n° de chèque (et la banque) et mise "en attente d'encaissement". 
Quand je veux faire une "remise de chèques" à la banque , j'extrais les
opérations concernées à partir du compte "chèques à encaisser" dans un CSV
que je retravaille sous excel pour sommer les opérations par chèque. 
C'est un peu tarabiscoté mais c'est le seul moyen que j'ai trouvé pour le
moment. 

Au moment de la remise de chèque, je fais un virement interne du montant de ma remise de
chèque de "chèques à encaisser" vers "compte bancaire" avec le n°
de la remise de chèque en pièce comptable. Comme ça je n'ai qu'une écriture
sur le compte bancaire et quand je reçois l'extrait de compte je peux rapprocher
plus facilement que si j'avais 500 opérations correspondant à une seule écriture
pour la banque. 

Décaissements : 
Pour certaines activités , nous émettons des chèques (d'acompte et réservations)
en année N-1 pour l'année N. Il arrive souvent qu'au moment de la clôture de
l'exercice N-1, ces chèques ne soient pas encore encaissés et donc ne peuvent pas
être "rapprochés" . Mais quand on clôture l'exercice, on ne peut plus
les retrouver sur l'état de rapprochement bancaire de l'année suivante. et le
solde bancaire en report à nouveau est le solde non rapproché comprenant ces chèques
émis mais non encore encaissés. 

Pour éviter cela , j'ai d'abord testé de passer par le compte 5112
"chèques à encaisser", mais ensuite quand on veut faire un virement pour
reprendre ces chèques dans le compte bancaire, le virement se fait "à
l'envers" et il fait reprendre l'écriture pour l'inverser. Pas si
simple.... 

La solution que j'ai finalement trouvée est : 
J'ai créé un compte bancaire fictif qui s'appelle "chèques en cours de
décaissement" . 
Tous les chèques émis sont portés au crédit de ce compte (à la date d'émission)
au lieu d'être directement inscrits au compte bancaire. Au fur et à mesure des
encaissements de ces chèques par leurs destinataires, je fais des virements internes du
compte "chèques en cours de décaissement" vers le compte bancaire, à la date
de valeur de la banque. 
Cela permet d'avoir un rapprochement bancaire qui colle à l'extrait de compte
envoyé par la banque . 

Bonne journée à tous 

Joëlle

Bonjour BohwaZ, j'espère que ça va bien.


Le 22/05/2020 à 00:35, BohwaZ/Garradin a écrit :
> - tu pourra faire une écriture vers le compte "chèques en attente
>    d'encaissement" qui sera liée à un ou plusieurs adhérents, et à
une
>    ou plusieurs "cotisations"
> - ce compte "spécial" permettra de sélectionner plusieurs écritures
et
>    de créer une nouvelle écriture à partir de celles-ci (donc une
>    écriture de dépôt de chèques à la banque, en sachant donc quel
>    chèque a été déposé et quand)
Dans le même esprit, quand on crée une une catégorie il serait bien de 
pouvoir mentionner, non seulement le compte crédité, mais aussi le 
compte débité.

Ainsi on pourrait avoir des catégories liées à l'enregistrement d'une 
facture par exemple (classe 6 contre classe 4), puis à son règlement 
(classe 4 contre banque ou caisse).

Alternative peut-être plus simple : pouvoir, quand on enregistre un 
paiement ou un encaissement, faire figurer un compte de tiers (classe 4) 
à la place d'un compte bancaire (classe 5) dans la liste des comptes de 
règlement. Les comptes de tiers susceptibles d'apparaître seraient 
spécialement désignés dans la configuration (comptes client, comptes 
fournisseurs, comptes personnel, etc...).

Cf https://www.compta-facile.com/comptes-de-tiers-en-comptabilite/

Jean-Pierre.