Bonjour, j'ai un petit "cas de conscience" sur la façon de procéder et
j’espère que vous pourrez m'aiguiller vers une bonne solution.
Nous utilisons le module de caisse de Paheko pour gérer nos ventes de pièces neuves et
d'occasion, mais il arrive parfois, comme partout j'imagine, que certains ne
puissent pas payer sur le moment. Nous laissions un peu de latitude à nos adhérents pour
qu'ils reviennent payer plus tard, ou même qu'il nous fassent un virement
bancaire dans les jours suivants.
De ce fait nous ne pouvons pas toujours clôturer la caisse le soir même. Nous sommes un
atelier modeste avec une seule permanence par semaine, et pour peu que le bénévole qui
n'a pas pu clôturer une semaine ne soit pas présent à la perm suivante, on se
retrouve parfois avec des notes qui ne sont jamais marquée comme réglée et des sessions
de caisses qui restent ouvertes indéfiniment, ce qui pose au final un tas de problème,
notamment pour moi en ma qualité de "trésorier pas comptable" ????
En bref, je cherche une solution idéale pour garder la flexibilité que nous accordons
aux adhérents tout en gardant un peu de logique dans la compta.
J'ai donc essayé de jouer avec les créances pour garder l'information
qu'un membre nous doit de l'argent, mais ça me pose deux problèmes :
- soit je supprime la note impayée pour pouvoir clôturer la caisse, et je perds les
infos de stocks ainsi que la distinction de compte 707x entre pièces neuves / pièces
d'occasion
- soit je marque la note comme payée "en prévision" mais dans ce cas je vais
avoir un règlement en double lorsque la créance sera réglée... enfin je crois ?
Au final, je ne suis pas vraiment sûr de la marche à suivre et j'aurais bien besoin
de vos suggestions !
Merci d'avance
Bastien, pour l'atelier Gare Debout
Bonjour,
Chez nous, nous avons ajouté un moyen de paiement "Ardoise", qui est du
même type que les chèques (ça ne s'ajoute pas au montant de la caisse,
et il faut les valider à la fin), qui inscrit la créance sur un compte
de tiers dédié (418 Usager encore non facturé, mais il y a peut-être
plus juste).
Ensuite, on a ajouté un produit "Règlement de dette", qui crédite sur le
même compte.
Ça ne permet pas de marquer la dette à un usager en particulier avec la
fonction «Compte de membre», car la caisse réalise une écriture avancée
par session, et que les membres sont liées à une écriture en entier et
non pas à une ligne comme les projets, c'est dommage, mais ça viendra
peut-être plus tard, ça serait très utile dans ce cas là.
Chez nous, le trésorier remarque quand les notes de caisse ont des
mouvements vers ce compte, et coupent l'écriture en deux (ou plus) pour
déplacer cette créance ou ce remboursement dans une écriture spécifique
reliée au membre. Mais c'est peut-être pas indispensable.
C'est effectivement bien vu ! Je n'avais pas pensé qu'on pourrait ajouter
un moyen de paiement directement sur un compte 4, ça permet d'avoir les écritures
correctement réparties en 707x et de clôturer la caisse proprement, un point pour
Charlie ????
En revanche, la suite un est un peu plus épineuse, il faut effectivement ventiler
manuellement les totaux sur des écritures en créance en liant les membres concernés.
S'il n'y a qu'un seul compte 7 concerné c'est vite fait en type
Créance, mais s'il y en a plusieurs, il faut passe en mode Avancé.
Problème, si les écritures avancées apparaissent bien en tant que créance dans la
liste des comptes 4, et dans l'onglet "activités et cotisations" de
l'espace membres, une écriture Avancée ne permet pas de créer un règlement comme
pour une écriture de type Créance, ça complique la donne si on ne passe pas par la
caisse comme chez Charlie (eg. pendant un rapprochement de paiements bancaires)
Du coup j'en appelle à BohwaZ : serait-il imaginable de créer une option
"Clore la note en tant que dette" qui créerait automatiquement lors de la
synchro en compta une écriture Avancée avec les somme des comptes 7 des items de chaque
note-créance (et ofc le compte 4 en balance) en liant l'adhérent, mais qui permette
de faire un règlement façon Créance, avec écriture d'origine liée etc etc ? Ou
bien serait-ce une écriture Créance avec plusieurs comptes 7 façon Avancé ? ????
De façon très naïve - juste en fourrant mon nez dans la base de données - je me dis
ça doit être faisable, mais l'affichage serait peut-être une autre histoire.
Si je savais où était caché le code de la caisse je pourrais peut-être même proposer
une pull request ????
---- Le mer., 11 sept. 2024 18:52:42 +0200 Charlie Mathey <charlie@meristeme.org> a
écrit ----
Bonjour,
Chez nous, nous avons ajouté un moyen de paiement "Ardoise", qui est du
même type que les chèques (ça ne s'ajoute pas au montant de la caisse,
et il faut les valider à la fin), qui inscrit la créance sur un compte
de tiers dédié (418 Usager encore non facturé, mais il y a peut-être
plus juste).
Ensuite, on a ajouté un produit "Règlement de dette", qui crédite sur le
même compte.
Ça ne permet pas de marquer la dette à un usager en particulier avec la
fonction «Compte de membre», car la caisse réalise une écriture avancée
par session, et que les membres sont liées à une écriture en entier et
non pas à une ligne comme les projets, c'est dommage, mais ça viendra
peut-être plus tard, ça serait très utile dans ce cas là.
Chez nous, le trésorier remarque quand les notes de caisse ont des
mouvements vers ce compte, et coupent l'écriture en deux (ou plus) pour
déplacer cette créance ou ce remboursement dans une écriture spécifique
reliée au membre. Mais c'est peut-être pas indispensable.
Le 2024-09-11 18:38, Gare Debout a écrit :
> Bonjour, j'ai un petit "cas de conscience" sur la façon de procéder
et
> j'espère que vous pourrez m'aiguiller vers une bonne solution.
>
> Nous utilisons le module de caisse de Paheko pour gérer nos ventes de
> pièces neuves et d'occasion, mais il arrive parfois, comme partout
> j'imagine, que certains ne puissent pas payer sur le moment. Nous
> laissions un peu de latitude à nos adhérents pour qu'ils reviennent
> payer plus tard, ou même qu'il nous fassent un virement bancaire dans
> les jours suivants.
>
> De ce fait nous ne pouvons pas toujours clôturer la caisse le soir
> même. Nous sommes un atelier modeste avec une seule permanence par
> semaine, et pour peu que le bénévole qui n'a pas pu clôturer une
> semaine ne soit pas présent à la perm suivante, on se retrouve parfois
> avec des notes qui ne sont jamais marquée comme réglée et des sessions
> de caisses qui restent ouvertes indéfiniment, ce qui pose au final un
> tas de problème, notamment pour moi en ma qualité de "trésorier pas
> comptable" ????
>
> En bref, je cherche une solution idéale pour garder la flexibilité que
> nous accordons aux adhérents tout en gardant un peu de logique dans la
> compta.
>
> J'ai donc essayé de jouer avec les créances pour garder l'information
> qu'un membre nous doit de l'argent, mais ça me pose deux problèmes
:
> - soit je supprime la note impayée pour pouvoir clôturer la caisse, et
> je perds les infos de stocks ainsi que la distinction de compte 707x
> entre pièces neuves / pièces d'occasion
> - soit je marque la note comme payée "en prévision" mais dans ce cas
je
> vais avoir un règlement en double lorsque la créance sera réglée...
> enfin je crois ?
>
> Au final, je ne suis pas vraiment sûr de la marche à suivre et j'aurais
> bien besoin de vos suggestions !
>
> Merci d'avance
> Bastien, pour l'atelier Gare Debout
Salut, nous ce que l'on fait à la rochelle dans ce cas la, c'est qu pn
ne saisit pas la note sur paheko, mais on laisse un mot avec le nom de
l'adhérent, son tel et ce qu il doit dans la caisse physique, pour
pouvoir s'en rappeler la prochaine fois, et lorsque il repasse à la
prochaine perm pour regler on peut alors créer une note sur paheko.
A+ Loic pour l'atelier
Alors oui, la solution facile serait de garder les notes hors paheko, mais pour avoir
déjà connu un cahier de dettes dans une autre asso... je préférerais qu'on
s'en passe ????
J'avais bien pensé créer une session de caisse qu'on ne fermerait jamais pour
y stocker les notes impayées, et qui aurait rempli la même fonction finalement, mais
tous les bénévoles n'étant pas égaux dans l'utilisation de Paheko je
préfère une solution plus "intégrée". L'ardoise de Charlie fera
l'affaire, le temps que je trouve moyen d'automatiser une créance d'une
autre façon ????
---- Le jeu., 12 sept. 2024 08:45:59 +0200 atelier@vivelevelo17.fr a écrit ----
Le 2024-09-11 18:38, Gare Debout a écrit :
Bonjour, j'ai un petit "cas de conscience" sur la façon de procéder et
j'espère que vous pourrez m'aiguiller vers une bonne solution.
Nous utilisons le module de caisse de Paheko pour gérer nos ventes de pièces neuves et
d'occasion, mais il arrive parfois, comme partout j'imagine, que certains ne
puissent pas payer sur le moment. Nous laissions un peu de latitude à nos adhérents pour
qu'ils reviennent payer plus tard, ou même qu'il nous fassent un virement
bancaire dans les jours suivants.
De ce fait nous ne pouvons pas toujours clôturer la caisse le soir même. Nous sommes un
atelier modeste avec une seule permanence par semaine, et pour peu que le bénévole qui
n'a pas pu clôturer une semaine ne soit pas présent à la perm suivante, on se
retrouve parfois avec des notes qui ne sont jamais marquée comme réglée et des sessions
de caisses qui restent ouvertes indéfiniment, ce qui pose au final un tas de problème,
notamment pour moi en ma qualité de "trésorier pas comptable" ????
En bref, je cherche une solution idéale pour garder la flexibilité que nous accordons
aux adhérents tout en gardant un peu de logique dans la compta.
J'ai donc essayé de jouer avec les créances pour garder l'information
qu'un membre nous doit de l'argent, mais ça me pose deux problèmes :
- soit je supprime la note impayée pour pouvoir clôturer la caisse, et je perds les
infos de stocks ainsi que la distinction de compte 707x entre pièces neuves / pièces
d'occasion
- soit je marque la note comme payée "en prévision" mais dans ce cas je vais
avoir un règlement en double lorsque la créance sera réglée... enfin je crois ?
Au final, je ne suis pas vraiment sûr de la marche à suivre et j'aurais bien besoin
de vos suggestions !
Merci d'avance
Bastien, pour l'atelier Gare Debout
Salut, nous ce que l'on fait à la rochelle dans ce cas la, c'est qu pn ne
saisit pas la note sur paheko, mais on laisse un mot avec le nom de l'adhérent, son
tel et ce qu il doit dans la caisse physique, pour pouvoir s'en rappeler la prochaine
fois, et lorsque il repasse à la prochaine perm pour regler on peut alors créer une note
sur paheko.
A+ Loic pour l'atelier
> Alors oui, la solution facile serait de garder les notes hors paheko,
> mais pour avoir déjà connu un cahier de dettes dans une autre asso...
> je préférerais qu'on s'en passe ????
Alors effectivement c'est ce qu'on fait à la rustine à Dijon, parce que
les gens qui s'occupent de l'atelier au quotidien préfèrent les petits
papiers qui se baladent. Bon c'est pas mon cas ;)
Merci pour vos retours, je me suis inspiré de vos idées pour rajouter
la gestion des dettes à la caisse.
On ajoute un moyen de paiement dette, on peut donc régler une note avec
ce moyen de paiement. Ensuite on peut ajouter un produit "règlement de
dette" dans une autre note.
Pour éviter la confusion avec les dettes en compta, j'ai appelé ça
"ardoises".
Ça reflète mieux le fonctionnement : on ne peut pas marquer une ardoise
d'une note comme payée, une ardoise est seulement considérée réglée
quand le total des remboursements d'ardoise sont égaux au total des
paiements en ardoises constatés.
C'est dispo sur Paheko.cloud. Si vous n'y avez pas de compte, vous
pouvez tester sans inscription sur https://demo.paheko.cloud/
Sinon ça sera dans la prochaine version 1.3.12.
N'hésitez pas à me faire des retours :)
Les détails :
* on peut désormais définir un moyen de paiement comme étant une
ardoise (dette) :
* Pour éviter la confusion avec les dettes en comptabilité, les
dettes en caisse se nomment **Ardoises**.
* Un moyen de paiement "Ardoise" est ajouté à la caisse. Pour ne pas
permettre les ardoises, il suffit de supprimer ce moyen de paiement.
* Comme l'ardoise est un moyen de paiement, il est possible
d'indiquer que certains produits ne peuvent pas être payés avec une
ardoise.
* Si on paye une note avec l'ardoise, le montant apparaîtra dans les
ardoises en cours (bouton en haut à droite de la caisse).
* Pour réaliser un remboursement d'ardoise, une catégorie de produit
et un produit "Remboursement d'ardoise" (archivé) seront
automatiquement ajoutés, correspondant au code du compte de tiers
défini pour le moyen de paiement de dette.
* Les écritures de la caisse en comptabilité étant consolidées
(regroupées), les ardoises de la caisse n'apparaissent pas de
manière individuelle dans la comptabilité. Il n'est donc pas
possible de rembourser une ardoise depuis la comptabilité (à moins
d'effectuer une écriture avancée sur le bon compte de tiers, mais
ce remboursement ne sera pas pris en compte par la caisse). La
gestion des ardoises se passe donc exclusivement dans la caisse.
A plus !
Et pour info le code des plugins est ici :
https://fossil.kd2.org/paheko-plugins/index
Avec un miroir git ici : https://github.com/paheko/paheko-plugins